こんにちは。ニッシーです。
最近急に気温が下がって冬を感じ始めた今日この頃ですが、
体調にはくれぐれも気を付けたいですね( ‘ω’)

さて、風邪を引かないように気を付けるとして…

今回のブログテーマは

議事録の取り方について

名刺交換、ビジネスメール、議事録は私の中で3大社会人の証です。
※私の意見なので、恐らく個人差があります。

社会人になって初めて議事録を書くけど、

「何を書くのが正解なの(号泣)」という人が結構居るのではないでしょうか？

私には泣いている声が聞こえます。
そんな初めて書く人にとっては、ちょっと悩ましい議事録の取り方について今回は書いていきます。

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1．必ず書くこと

日時、会議をした場所、出席者、次回の会議の予定は書くのが良いです。
下記はあくまで記入例ですが、要は分かれば良いのです◎

＜議事録＞

日時：2018年10月23日(火)　16:00～

場所：株式会社○○

出席者：A様（会社名）

　　　　自社から参加する参加者名

【次回の会議　11月6日(火)　16:00～】

 

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2.会議の内容を書こう

問題はここですよね…私も最初は戸惑いまくりました。
この問題を解決する近道は
「全て書こうとしない」と思うことです。
全てを記録しようとして本当に大切なことを書き逃したら大変ですよ。（あ、最初の私だ…）

大事なこと・要らないことの振り分けを私も初めから出来たわけでは無いので、
4段階に分けて特訓しました。その4段階特訓が下記になります。

(1)自社のやるべきアクションだけ書く
(2)他社のアクションも書く
(3)お客様が何に悩んでいるのか、何故その作業が必要なのかを書く
(4)会議の中で感じたお客様の隠れた要望をメモする

(4)に関しては、私もまだまだ出来ていないので修行を重ねたいと思います。
(1)～(3)に関しても完璧！っと思えるまでにはまだかかりそうです…　がんばれ、新卒！

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3.議事録お助けアイテム

ポイントは分かっていても実際書くのは難しい… そんな時にオススメのお助けアイテムをご紹介します。

■ノート

→議事録は一般的にパソコンで書くと思いますが、 パソコンでは書けないアイデアやメモ書きを残すことができます。

時には手書きメモも上手く使って行きましょう。

■ICレコーダー

→会議の内容を一字一句聞き取るのはかなり難しいと思います。 新卒は分からない単語も多く、尚更難しい…

そんな時は出席者に了承をいただいて録音するのもアリです！

■スマートフォン

→もちろん、スマートフォンで会議中に音楽を流すわけではありません(笑)

会議では時にホワイトボードが使用されることがあります。

そんな時は無理にメモを取って話を書き洩らす… なんてミスをしないためにもスマートフォンで写真を撮ることをオススメします。ホワイトボードの写真を撮りたい時は、録音をする時と同様に出席者に了承をいただくようにしましょう！

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議事録の取り方いかがだったでしょうか？
議事録もまた「習うより慣れろ！」ですので、経験を積んで徐々に上達していきましょう(✧≖‿ゝ≖)